מהו תהליך אוטומציה, ואיך אתם כבעלי עסקים יכולים לחסוך 2-3 עובדים על ידי יצירת תהליכים אוטומטיים בעסק.

תהליכי אוטומציה הם תהליכים ברמות קושי שונות ומתחלקות לשני מחלקות שונות: 
אנשים שלא יודעים קוד | אנשים שיודעים קוד. 
האם חייבים לדעת קוד כדי לבצע אוטומציות לעסק? התשובה היא לא.
מה הם הפלטפורמות המרכזיות שרוב בעלי העסקים וחברות הפרסום משתמשות בהם כדי לבצע אותם בפועל?

zapier.

אני בוחר להתמקד כרגע באפשרות הפשוטה לרוב האנשים שהיא זאפייר. זאפייר, הינה פלטפורמה מבוססת API שמונה בתוכה למעל 2,000 אפליקציות, שהמטרה שלהן היא לחבר בין ממשקים של תוכנות שונות, ובענן לרוב. 

לדוגמא: אם אתם עושים קמפיין בפייסבוק, ואתם רוצים שכל הפניות שתקבלו מטופס הלידים (שאין נכון להיום דרך מסודרת לקבל אותם) להעביר אותם ישירות ל-CRM או לאחת ממערכות הדיוור בארץ ובעולם. 
רק פעולה זו בלבד חוסכת לנו שעות ארוכות ביותר כדי לחפש את הלידים שהתקבלו, להוריד אותם אחד אחד. שבזמן הזה אנו יכולים לעשות עוד פעולות קידום לעסק. 

זאפייר מתחלקת לתהליכים של מתחילים ועד למתקדמים +. 
תהליך כמו שהצגתי כאן למעלה הוא הינו תהליך פשוט שכל אדם בר דעת יכול לקלוט וללא מאמץ. 
אך אם ישנם תהליכים מורכבים יותר, כמו קבלת ליד, ושליחה אוטומטית של הצעת מחיר או שירות, כאן העסק מתחיל להיות קצת יותר מסובך. 
ולשם כך רצוי שתהיו בקשר עם מתכנת שמבין בפלטפורמה ובעיקר מבין בקוד. 

בוא נדבר על דוגמא נוספת בתהליך של בניית צ’אט בוט מסנג’ר. 

אז לבנות בוט זה סיפור אחד, אך לגרום לו לתהליכי אוטומציה קצת יותר מורכבים צריך נסיון. 
נגיד ויש לנו חנות חיות. אנחנו מוכרים בונזו. יצאנו עם מבצע חדש ששיווקנו אותו ללקוחות שסיימנו קניה או שכבר קנו או ייקנו בעתיד מהחנות. 
בעזרת אוטומציה + צ’אט בוט נוכל לחסוך איש מכירות, ולבצע מכירות אונליין ללא התערבות שלנו, שהבוט עושה בעצמו. 
אז חזרה לדוגמא… חילקנו 20 קופונים של 50% הנחה לאוכל לכלבים, ושלחנו את הגושלים ישירות לבוט לווידאו כי לשם הלקוח באמת יש זכאות לקופון. |
הבוט שואל שאלה, הגולש מחזיר תשובה עם מספר הקוד שיש בידו. האוטומציה ביניהם עושה בדיקה, בתוך טופס גוגל שיטס (כי שם הזנו את הנתונים של הלקוחות) מוצאת אותו ומחזירה לבוט ולגולש תשובה שאכן הוא זכאי להטבה. 
זו דוגמא קטנה להמון תהליכים אוטומטיים שאפשר לייצר. 

אז איך אני מעביר נתונים מבוט לתוך טופס גוגל שיטס?

ראשית עלינו, להכיר קודם את יסודות בניית צ’אט בוט למסנג’ר, במאמר הזה שכתבתי עליו. 

במאמר אתם תגלו בדיוק איך לבנות בוטים בחינם ואיך לעשות את תהליך האוטמציה שבין בוט למערכת זאפייר. 

איך נראה תהליך בניית אוטומציה?

יש לנו שתי פעולות עיקריות כאשר אנו ניגשים לבנות תהליך. 

טריגר – Trigger הוא התהליך הראשון, שבו אנו בוחרים אחד מאפליקציות שאנו רוצים להעביר דרכה מידע. 
למשל רוב העסקים בישראל משתמשים ברב מסר (בתשלום) או שלח מסר (מתחיל מחינם לגמרי) כדי להעביר מידע אליו או ממנו תלוי מה אתם רוצים לעשות.
למשל אם יש לכם קמפיין לידים – ואתם רוצים להעביר מידע על הלידים שהתקבלו לשלח מסר לדוגמא, ולשלוח מייל אוטומטי (0) שהגולש ירגיש שיש פה מישהו מקצועי מאחורי היישות העסקית. 
נגיד ובחרת שהטריגר שלכם יהיה facebook leads

אז בבחירת אפשרות זאת בטריגר היא תשאב את הטפסים שיש בחשבון הפרסום שלנו. 
נבחר את הטופס שממנו אנו נרצה לשאוב את המידע ונעבור לשלב השני. 

אקשן – ACTION הוא השלב השני וברוב המקרים (הפשוטים) זה השלב האחרון. בחלק הזה אנו בוחרים לאן להעביר את המידע, זה יכול להיות למערכות דייר, CRM וכו’. 
נגיד ובחרנו ששלח מסר היא הכתובת המיועדת שאליה אני ארצה להעביר את המידע. 
אז הנה מה שאני צריך לעשות:

בחלק הזה אתם בוחרים את האקשן שזו הפעולה שתתבצע כאשר הנתונים עוברים מהחלק הראשון הטריגר, לפני כן חשוב לציין כדי לממש את חשבון הדיוור שלכם יש לבקש מהספק (חברת הדיוור)  API (כתובת API היא כתובת שיודעת לתקשר בין מערכות ולהעביר מידע בין אחת לשניה) ולאחר מכן תוכלו להתחבר. 
אתם בוחרים במקרה הזה ADD A NEW SUBSCRIBER מה שאומר שברגע שמישהו שישאיר ליד בטופס לידים, הוא יעבור אוטומטית למערכת הדיוור בשלח מסר. בשלב השני לאחר שאתם לוחצים המשך, אתם צריכים לבחור אילו שדות אתם רוצים להעביר. 
כמו: שם, טלפון ומייל. 

לאחר שהפעולה הזו מתבצעת, אתן תוכלו ללחוץ על כפתור ה- test&review כדי לראות שהתהליך קורה בצורה מוצלחת ואתם אכן מצליחים לרשום אדם מטופס הלידים ישירות לחשבון שלח מסר שלכם, ואף לשלוח לו הודעת “ברוכים הבאים”.
אז קדימה לכו על זה. לפתיחת חשבון חינמי בזאפייר לחצו כאן.